claire als Software für eure Zahnarztpraxis? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit claire

Wir haben die Patient 21 SE über ihre Zahnarztsoftware claire ausgefragt.

Die Antworten von Patient 21 SE sind in blau markiert.

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre Zahnarztsoftware in 3 Sätzen.

Patient21 bietet eine vollständig cloudbasierte Zahnarztsoftware und bietet eine umfassende All-in-One-Lösung, die von der Website-Erstellung, über eine Online-Terminbuchung, KI-gestützte Dokumentation und Abrechnungsvorschläge bis zur automatischen Terminkommunikation alles abdeckt. Auch Abrechnungs- und IT-Services werden angeboten – alles aus einer Hand. Mit benutzerfreundlichen Oberflächen und höchsten Sicherheitsstandards ist unser PVS claire für Einzelpraxen sowie für Mehrbehandler- und Mehrstandortpraxen gleichermaßen geeignet.

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt?

Cloud-native Architektur: Kein lokaler Server, keine Wartung, keine Updates – einfach einloggen und sofort starten, auch auf mehreren Geräten gleichzeitig.

Intuitive Bedienung: claire wurde in enger Zusammenarbeit mit UX-Designern und Dental-Expert:innen entwickelt, um den Schulungsaufwand zu minimieren und die Akzeptanz im Team zu maximieren.

Alles aus einer Hand: Von der Website über Online-Terminbuchung bis hin zum PVS und automatisierten Recalls – mit claire erhalten Sie alles aus einer Hand, ohne Reibungsverluste oder zusätzlichen Aufwand.

Starke Integrationen: claire unterstützt moderne Anwendungen wie eAU, eRezept, ePA sowie KIM-Dienste, entweder direkt oder über zertifizierte Partner.
Skalierbarkeit: Ob für Einzelpraxen oder große MVZ – claire wächst mit Ihren Anforderungen und bietet flexible Lösungen für jede Praxisgröße.

Dadurch, dass wir ganzheutlich die entsprechenden Produkte anbieten, Sind wir Eigentümer dieser Datenpunkte. Diese Daten können wir aufbereiten und in Controlling-Dashboards – besonders wichtig für wachstumsorientierte Praxen – darlegen. Das erleichtert die wirtschaftliche Steuerung enorm.

3. Hand aufs Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle bzw. was könnte einigen
   Anwendern fehlen?

Da claire vollständig cloudbasiert arbeitet, ist eine stabile und schnelle Internetverbindung erforderlich. In Fällen von Verbindungsproblemen empfehlen wir den Einsatz hybrider Router, die automatisch auf 5G umschalten, um Ausfälle der kabelgebundenen Verbindung zu kompensieren.

Themenfeld 1: Technik

4. Handelt es sich um eine Web-Anwendung oder eine Installationssoftware? Oder gibt es beide Varianten? Falls ja, bitte die Unterschiede erläutern.

claire ist eine webbasierte Software. Eine lokale Installation ist lediglich für eine kleine Konnektor-Software erforderlich, die beispielsweise die Verbindung zu Röntgen- und Factoring-Software herstellt. Alle Updates, Backups und Wartungsprozesse erfolgen zentral, sodass der lokale IT-Aufwand entfällt.

5. Ist die Software mobil nutzbar (Smartphone, Tablet)? Falls ja: Welche Funktionen sind mobil verfügbar, welche nicht? Gibt es eine gesonderte App?

Ja, claire ist über alle gängigen Browser mobil nutzbar und kann auf Smartphones und Tablets verwendet werden, wobei die Mindestauflösung beachtet werden muss. Die Oberflächen des PVS sind jedoch nicht für die Touch-Steuerung optimiert, daher ist es zwar technisch möglich, offiziell unterstützen wir die Verwendung auf mobilen Endgeräten jedoch nicht. Eine mobile App gibt es für die Einsicht in Schichtpläne und das Zeitstempeln.

6. Können mehrere Nutzer/Geräte gleichzeitig arbeiten? Was ist dabei zu beachten?

Ja, claire unterstützt den Multi-User-Betrieb, sodass mehrere Nutzer gleichzeitig an denselben Daten arbeiten können. Sperrmechanismen und Rollenrechte gewährleisten eine konsistente Datenpflege und verhindern Konflikte. Als Browserapplikation ist das Arbeiten in beliebig vielen Tabs und Fenstern auf einem oder mehreren Geräten problemlos möglich.

7. Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein (Betriebssysteme, Geräte, Browser)?

claire ist plattformunabhängig und benötigt lediglich einen aktuellen Webbrowser (wir empfehlen den Einsatz von Google Chrome) sowie eine stabile Internetverbindung. Da die Software browserbasiert ist, sind keine speziellen Betriebssysteme erforderlich. Weitere Hardware-Empfehlungen sind in den technischen Anforderungen (auf unserer Website) zu finden.

8. Ist ein Offline-Modus verfügbar? Wenn ja: Für welche Funktionen?

Derzeit ist kein Offline-Modus verfügbar. Für Ausfallszenarien empfehlen wir den Einsatz hybrider Router, die automatisch auf Mobilfunk umschalten, falls die kabelgebundene Verbindung ausfällt. Da immer mehr wesentliche Anwendungsfälle der Praxis die Anbindung an die Telematik-Infrastruktur erfordern, ist eine stabile Internetverbindung für den Betrieb einer Zahnarztpraxis sowieso unabdingbar.

9. Wie ist der Umgang mit Updates (Häufigkeit, Art der Änderungen, manuell vs. automatisch)?

Updates erfolgen automatisch und regelmäßig (mehrmals im Monat). Nutzer:innen profitieren direkt von neuen Funktionen, die kostenfrei zur Verfügung stehen, ohne dass eine manuelle Installation erforderlich ist.

10. Welche Backup-Möglichkeiten gibt es? Wie einfach sind diese für technisch weniger affine Nutzer?

claire nutzt ein automatisiertes Backup-System, das täglich voll gesichert wird und redundant über mehrere Rechenzentren verteilt ist. Zusätzlich werden kontinuierliche Transaktionsprotokolle erstellt. Dies schützt vor Datenverlust und ermöglicht die Wiederherstellung auf einen belieben Zeitpunkt bis zu 35 Tage zurück. Durch regelmäßige Tests und eine hohe Verfügbarkeit im laufenden Betrieb ist ein Datenverlust praktisch ausgeschlossen. Das System funktioniert ohne manuelle Eingriffe und ist auch für technisch weniger affine Nutzer einfach zu handhaben.

Kurz gesagt: Durch die Kombination aus geografisch verteilter Datenhaltung, automatisierten Backups und kontinuierlicher Replikation ist ein Datenverlust technisch nahezu ausgeschlossen.

11. Wie wird Datensicherheit & Datenschutz sichergestellt? (Zertifizierungen, DSGVO, Serverstandort, Verschlüsselung etc.)

claire basiert auf einer sicheren Cloud-Architektur in der AWS-Region eu-central-1 (Frankfurt), um sicherzustellen, dass alle Daten in Übereinstimmung mit der DSGVO innerhalb Deutschlands verarbeitet werden. Die Daten sind sowohl im Ruhezustand als auch bei der Übertragung verschlüsselt, zusätzlich werden besonders sensible Daten auf Spaltenebene verschlüsselt. Unsere Software erfüllt hohe internationale Sicherheitsstandards (z. B. ISO/IEC 27001, SOC 1/2/3, HIPAA) und nutzt abgesicherte Netzwerkpfade und zentral verwaltete Zugangsdaten, um Datenschutz und Datensicherheit zu gewährleisten.

12. Welche Schnittstellen zu anderen Systemen, Softwares, Tools oder Apps sind integriert? Welche Vorteile bieten diese?

claire bietet zahlreiche Schnittstellen zur Integration in den Praxisalltag, darunter KIM für sicheren E-Mail-Verkehr mit der Telematikinfrastruktur, Schnittstellen zu bildgebenden Systemen (z. B. Röntgen, Intraoralkameras) und Anbindungen an Abrechnungszentren. Besonders hervorzuheben ist die nahtlose Integration in die Patient21 All-in-One Plattform, die Online-Terminbuchung, digitale Patientenaufnahme, Behandlungsdokumentation, Recall-Management und viele weitere Funktionen umfasst. Diese enge Verzahnung von Systemen reduziert Medienbrüche, vereinfacht Workflows und erhöht die Effizienz und Datenqualität in der Praxis.

Themenfeld 2: Zentrale Funktionen für Zahnarztpraxen

13. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Patientenmanagement?
    • Wie ist die digitale Patientenakte gestaltet?
    • Wie werden Patientendaten erfasst, gepflegt und angezeigt?
    • Wie ist die Befundverwaltung in die Patientenakte integriert und organisiert?

claire ermöglicht ein effektives Patientenmanagement durch eine vollständig digitale Patientenakte, die alle relevanten Informationen zentral erfasst. Sie bietet Funktionen zur einfachen Verwaltung und Pflege von Patientendaten, zur Strukturierung von Befunden und Behandlungen sowie zur Integration von Anamnese und Einwilligungen. Dies sorgt für eine effiziente und übersichtliche Verwaltung, die sowohl die Patientenbetreuung als auch die administrativen Prozesse optimiert.

14. Unterstützt Ihre Software auch bei der digitalen Patientenaufnahme? Wenn ja, wie genau?
    • Können Formulare digital vom Patienten (z. B. am Tablet) ausgefüllt werden?
    • Wie erfolgt die Integration der ausgefüllten Formulare in die Patientenakte?
    • Können Formulare in mehreren Sprachen bereitgestellt oder angezeigt werden?

Anamnese und ausgewählte Einwilligungserklärungen von Factoringanbietern können von Patienten online im Rahmen der Onlineterminbuchung oder über Links aus Terminerinnerungen ausgefüllt werden. Alternativ kann dem Patienten beim Erscheinen in der Praxis ein Link auf das Handy geschickt oder die Formulare über ein Tablet ausgefüllt werden. Das Formular gibt es in Deutscher und Englischer Sprache.

Die ausgefüllten Dokumente werden automatisch in der Patientenakte als PDFs abgelegt, gleichzeitig wird der Rezeption am Termin markiert, dass die Formulare ausgefüllt wurden und Risikofaktoren und Patientenwünsche werden strukturiert in der Patientenakte hervorgehoben.

15. Gibt es eine Kalender- bzw. Terminplaner-Funktion und wie ist diese umgesetzt?
    • Gibt es Möglichkeiten zur Online-Terminbuchung? Wenn ja, welche? Und wie genau
      funktionieren sie?
    • Werden SMS- und/oder E-Mail-Erinnerungen unterstützt?
    • Können Wartelisten geführt werden?
    • Wie flexibel lassen sich diese Recall- und Erinnerungsfunktionen konfigurieren?

claire kommt mit einem modernen Terminplaner, der in ein “Rezeptionshub” eingebunden ist. Hier sieht die Praxis die Termine des jeweiligen Tages, an denen hervorgehoben wird, ob ein aktueller Versicherungsnachweis vorliegt, oder die Anamnese ausgefüllt wurde. Auch gibt es einen 2-Wege-Messenger, automatisierte Aufgaben für die Rezeption (bspw. wenn Kostenpläne bewilligt wurden und die Patienten keinen Folgetermin haben).

Ja, es gibt eine Online-Terminbuchung. Diese kann auf der bestehenden Praxiswebsite eingebunden, oder in Kombination mit einer von uns zur Verfügung gestellten Website ausgefüllt werden. Die Online-Terminbuchung bietet diverse Funktionen, wie smarte Aussteuerung nach Behandler-Seniorität, Upselling-Funktionen oder das Buchen von Kombiterminen bei verschiedenen Behandlern (bspw. Kontrolle und PZR).

Es gibt automatische Terminerinnerungen, die z.T. per SMS und überwiegend per E-Mail erfolgen. Das System unterstützt durch CRM-Ketten und Datenpunkte der Patienten bei der Optimierung der Auslastung des Kalenders.

Es gibt ein automatisches Wartelistensystem, welches Patienten mit passenden Terminen in den kommenden Wochen anschreibt, falls kurzfristig ein Termin frei wird.

Die Website und die Online-Terminbuchung sind kostenpflichtige Zusatzprodukte.

16. Welche Abrechnungsarten werden durch Ihre Software unterstützt und wie sind diese konkret implementiert?
    • Direkte Abrechnung mit dem Patienten?
    • Abrechnung über externe Abrechnungsdienstleister?
    • Abrechnung über die Krankenkassen bzw. die Kassenzahnärztlichen Vereinigungen?

Es ist sowohl möglich, direkte Praxisrechnungen auszustellen, externe Abrechnungsdienstler zu nutzen (VDDS RZ) als auch die Kassenabrechnung (KCH, PA, KBR, ZE) durchzuführen.

17. Inwiefern unterstützt die Software bei der Behandlungsdokumentation?
    • Wie wird dem Anwender die Dokumentation vereinfacht?
    • Grafische Befundung?
    • Zeichenfunktion?
    • Fotodokumentation?
    • Spracherkennung?

Neben dem händischen Texteintrag, gibt es die Möglichkeit (wie an diversen Stellen) Textbausteine zu verwenden. Auch lassen sich an Leistungskomplexen Dokumentationstexte vorformulieren und in das Behandlungsblatt übernehmen.
Über unser KI-gestütztes Sprachdokumentationstool “Medlog”, welches sich über einen Klick aus dem Behandlungsblatt aufrufen lässt, kann per Sprache, Tastatur oder Maus in konfigurierbaren Templates besonders schnell und unterstützend dokumentiert werden.

18. Inwiefern können auch bildgebende Verfahren (z.B. Röntgen oder Intraoralkameras) in Ihrer Software integriert werden?
    • Schnittstellen?
    • Verwaltung der Röntgenbilder etc. in der Patientenakte?
    • Bearbeitung/Kommentierung/Durchsuchen der Bilder?

Über VDDS Media oder Sidexis können Röntgen oder andere bildgebende Systeme angeschlossen werden. Die Bilder können in der Patientenakte aufgerufen und Diagnosen und die Zahnbereiche eingetragen werden. Auch ein Röntgenkontrollbuch ist Teil des Funktionsumfangs.

19. Inwiefern unterstützt Ihre Software Mehrbehandler- und Mehrstandortfähigkeit?
    • Ist die Software für größere Praxen oder Medizinische Versorgungszentren (MVZ)
      geeignet?
    • Inwiefern unterstützt die Software die parallele Arbeit mehrerer Behandler am Patienten
      (z. B. durch Teilakte oder Sperrmechanismen)?
    • Wie funktioniert die standortübergreifende Arbeit (z. B. Cloud-Synchronisierung,
      Rollen- und Rechteverwaltung)?

Claire ist aus einem MVZ enstanden und als Cloudsoftware naturgemäß für große Konstrukte geeignet. Sowohl für Mehrbehandlerpraxen, als auch für den Betrieb von beliebig vielen Standorten. Das parallele Arbeiten am Patienten ist möglich, dabei helfen Sperrmechanismen in Formularfeldern und dem Behandlungsblatt. Die Datenhaltung in der Cloud sorgt dafür, dass immer die richtigen Daten vorliegen. Eine zentrale Rollen- und Rechteverwaltung erlaubt die Steuerung der Zugriffe auf die Standorte und die Berechtigungen an den jeweiligen Standorten.

20. Inwiefern unterstützt Ihre Software die TI-Konnektivität und eHealth-Anwendungen?
    • Wie erfolgt die Integration in die TI (Konnektor, KIM, VPN-Zugang etc.)?
    • Welche Funktionen der Telematikinfrastruktur werden unterstützt (z. B. eAU, eRezept,
      ePA)?

claire funktioniert in Kombination mit allen gängigen Konnektortypen (Hardware, wie auch Gateway-Lösungen). Die wichtigsten TI-Applikationen (eAU, eRezept, EBZ) sind direkt in claire integriert. Weitere Anwendungen erfolgen über eine Middleware, die Teil des Funktionsumfangs ist.

21. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren für Zahnarztpraxen relevanten Funktionen?
    • Materialverwaltung?
    • QM-Unterstützung?
    • Videosprechstunde?
    • Hygienedokumentation (z. B. Sterilisationsprotokolle)?
    • …

claire verfügt über eine Materialverwaltung und ein umfangreiches QM-System.

22. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren unternehmerischen Funktionen?
    • Mitarbeiter-Management (Zeiterfassung, Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung,
    • Lohnvorbereitung / Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung?)
    • Finanzbuchhaltung / Rechnungswesen? (Unterstützung hierbei bzw.
    • Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung oder zum Steuerberater?)
    • Controlling, Statistiken & Auswertungen?

Es gibt eine umfangreiche Schichtplanung, die bei der Aussteuerung unterstützt, indem bspw. auf die Unter-/ Überplanung von Mitarbeitern und die Einhaltung der gesetzlich vorgeschriebenen Pausenzeiten unterstützt. Eine Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung und die Berücksichtigung bei der Überstundenkalkulation ist ebenfalls enthalten.

Die Zeiterfassung erfolgt entweder per Klick oder über eine Mitarbeiter-App, die neben den eigenen Schichten auch das Stempeln, durch den physischen Kontakt des Mobiltelefons mit einem NFC-Tag ermöglicht. Einzelne Mitarbeiter können von dieser Funktion ausgenommen werden.

Mit claire kommt einer umfangreichen Controlling-Suite, die diverse KPIs in moderner grafischer Weise bereitstellt. Die Auswertungen können standortübergreifend für alle Behandler, Behandlergruppen oder einzelne Behandler gefiltert werden.

Themenfeld 3: Preise & Leistungen

23. Wie sind die Preise & Konditionen der Software? Bitte möglichst transparent darstellen.
    • Abgestufte Funktions-Pakete?
    • Monatliche/Jährliche Kosten
    • Mehrkosten für weitere Nutzer?
    • Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist?

Mindestvertraglaufzeit Claire PVS zwei Jahre, alle anderen Applikationen ein Jahr. Preistabelle Stand März 2026 (Preise werden sich über die Zeit erhöhen. Momentan noch Go To Market Preise. )

24. Welche Support-Möglichkeiten stehen zur Verfügung?
    • Telefon, E-Mail, Live-Chat, Fernwartung…?
    • Inhouse oder externer Support?
    • Wartezeiten?
    • „Hilfe zur Selbsthilfe“, z.B. verständliche Erklärung von Fehlermeldungen oder
      ausführliche FAQ-Bereiche mit Videos?

Es gibt ein Ticketing-System, eine Hotline, E-Mail-Kommunikation und Fernwartung. Wir können remote viele Sachen lösen; es gibt aber auch Support, der in die Praxis kommen kann. Wartezeiten werden über SLAs geregelt, je nach Eskalationsstufe. Beispiel: kritisch (Systemausfall) Reaktion innerhalb von 2 Stunden, Wiederherstellung unter 4Stunden.

Es gibt einen Hilfebereich inklusive Trainingsvideos und Handbuch.

25. Inwiefern wird potenziellen Neukunden der Einstieg bzw. Software-Wechsel
    erleichtert?
    • Gibt es eine kostenlose Testversion oder einen Demozugang?
    • Gibt es eine Importfunktion vorhandener Patientendaten, Behandlungsdaten, Kalender
      etc.?
    • Gibt es einen umfassenden Wechselservice oder individuelle Unterstützung beim
      Umstieg?

Ja wir stellen Demo-Zugänge bereit und wir migrieren PVS-Daten über die SWS. Der Übertrag bzw. die Datenqualität hängt immer vom jeweiligen Alt-PVS ab. Die SWS ist noch nicht 100 % ausgereift. Termindaten werden beispielsweise nicht übertragen.

Abschluss-Fragen:

26. 26. Kunden-Erfahrungen: Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Ihren bestehenden Kunden? Gibt es besondere Erfahrungsberichte, Erfolgsgeschichten oder typische Rückmeldungen, die Sie bekommen?
        Wofür lieben Ihre Kunden Sie? Welche Wünsche äußern Ihre Kunden ggf. noch?

Der standortunabhängige Zugriff aufgrund der Cloud-Funktionalität wird sehr geschätzt. Automatische Updates werden einfach eingespielt, was Wechsler lieben. Wenn TI Komponenten und Praxis IT vollständig eingerichtet sind, läuft Laut einem unserer größten Kunden die Gematik-Anbindung wesentlich flüssiger als mit On-Premise-Systemen. Was am meisten geschätzt wird ist die Verflechtung und nahtlose Integration aller wesentlichen Applikationen, die man zur Digitalisierung der Patientenreise benötigt. Also online Buchung, Anamnese, der Praxiskalender, alles greift prozessual in einander. Automatische Aufgaben und Erinnerungen werden erstellt , farbliche Vorhebungen auch für fachfremdes Personal erleichtern Terminbuchungen beispielsweise.

27. Marktposition: Wie schätzen Sie die Position Ihrer Software am Markt ein? Gibt es Nutzerzahlen,
    unabhängige Bewertungen, Auszeichnungen oder Marktanteile, die Sie mit uns teilen
    können?

Der ganzheitliche Plattformansatz als All-in-One-Stop-Shop über Software, IT-Betreuung, Abrechnung, künftig auch noch Marketing und Personal, ist einzigartig in Europa.

28. Schlussplädoyer: Für welche Zahnarztpraxis (Größe, Ausrichtung, Anforderungen etc.) eignet sich Ihre
    Software besonders gut – und für welche eher weniger?

Grundsätzlich jede Praxis, die Prozesse automatisieren und digitalisieren möchte, kann unser Kunde sein.
Die Neugründer bekommen bei uns das Rundum-Sorglos-Paket und müssen sich nicht mit bis zu 10 verschiedenen Anbietern rumschlagen.
Das MVZ und die Mehrstandortpraxen, die ihre Daten zeitsynchron im Blick haben müssen, finden bei uns die beste konsolidierte Lösung am Markt.