DENSoffice als Software für eure Zahnarztpraxis? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit DENSoffice

Wir haben die DENS GmbH über ihre Zahnarztsoftware ausgefragt.

Die Antworten von DENSoffice sind in blau markiert.

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre Zahnarztsoftware in 3 Sätzen.

DENSoffice ist die moderne, intuitive Zahnarztsoftware, die Ihren Praxisalltag spürbar vereinfacht – von der Terminplanung bis zur Abrechnung. Dank durchdachter Funktionen, schneller Arbeitsabläufe und einer klaren Benutzeroberfläche behalten Sie jederzeit den Überblick und sparen wertvolle Zeit. Mit regelmäßigen Updates, persönlichem Support und innovativen Schnittstellen sind Sie optimal für die digitale Zukunft der Zahnmedizin gerüstet.

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt?

DENSoffice bietet gegenüber vielen Alternativen entscheidende Vorteile:

• • • Intuitive Bedienung – klare, logisch aufgebaute Oberfläche, die ohne lange Einarbeitung
      funktioniert.
    • Hohe Anpassbarkeit – flexibel an Praxisgröße, Spezialisierung und individuelle Arbeitsabläufe
      anpassbar.
    • Support – Kompetent, freundlich und sehr gut erreichbar
    • Transparente Kostenstruktur – keine versteckten Gebühren, klar kalkulierbar
    • Regelmäßige Updates – praxisnah weiterentwickelt in engem Austausch mit Zahnärzten.

3. Hand aufs Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle bzw. was könnte einigen
   Anwendern fehlen?

DENSoffice enthält kein MKG-Modul.

Themenfeld 1: Technik

4. Handelt es sich um eine Web-Anwendung oder eine Installationssoftware? Oder gibt es beide Varianten? Falls ja, bitte die Unterschiede erläutern.

Installationssoftware mit Webdienst.

5. Ist die Software mobil nutzbar (Smartphone, Tablet)? Falls ja: Welche Funktionen sind mobil verfügbar, welche nicht? Gibt es eine gesonderte App?

DENS bietet eine Vielzahl an Apps an sowohl im Apple-Store als auch für Android im Google Store.

6. Können mehrere Nutzer/Geräte gleichzeitig arbeiten? Was ist dabei zu beachten?

Es können mehrere Nutzer und auch an meheren Geräten gearbeitet werden. Es gibt ein Mangament das gleichzeitige Schriebzugriffe die Probleme verursachen würden aktiv verhindert.

7. Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein (Betriebssysteme, Geräte, Browser)?

Ein aktuelles Betriebssystem von Windows wird benötigt.

8. Ist ein Offline-Modus verfügbar? Wenn ja: Für welche Funktionen?

Ja, das Programm kann auch komplett offline genutzt werden. Für die Nutzung von automatischen Onlineupdates und der Telematikinfrastruktur wird jedoch natürlich ein Internetzugang benötigt.

9. Wie ist der Umgang mit Updates (Häufigkeit, Art der Änderungen, manuell vs. automatisch)?

Updates werden mit einem Klick aus dem Programm heraus gestartet. Ein Webservice sorgt dafür, dass Updates jederzeit online bezogen werden können.

10. Welche Backup-Möglichkeiten gibt es? Wie einfach sind diese für technisch weniger affine Nutzer?

Es kann jedes empfehlenswerte Backup-System verwendet werden.

11. Wie wird Datensicherheit & Datenschutz sichergestellt? (Zertifizierungen, DSGVO, Serverstandort, Verschlüsselung etc.)

Die Software läuft vollständig auf den Rechnern der Praxis smit ist der Serverstandort Deutschland und das Verfahrten zu 100% DSGVO-konform.

12. Welche Schnittstellen zu anderen Systemen, Softwares, Tools oder Apps sind integriert? Welche Vorteile bieten diese?

Es gibt neben der VDDsmedia-Schnittstelle noch viele weitere Schnittstellen zu diversen Softwaren und Apps, z.B. zu allen in Deutschland verbreiteten dentalen Röntgensoftwarepgrogrammen.

Themenfeld 2: Zentrale Funktionen für Zahnarztpraxen

13. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Patientenmanagement?
    • Wie ist die digitale Patientenakte gestaltet?
    • Wie werden Patientendaten erfasst, gepflegt und angezeigt?
    • Wie ist die Befundverwaltung in die Patientenakte integriert und organisiert?

DENSoffice macht das Patientenmanagement besonders komfortabel und übersichtlich:

• • • Digitale Patientenakte – Alle relevanten Informationen wie Stammdaten, Behandlungs- und
      Abrechnungshistorie sind zentral und klar strukturiert abrufbar.
    • Einfache Datenerfassung & Pflege – Patientendaten werden intuitiv eingegeben, lassen sich
      jederzeit aktualisieren und können per Schnittstelle aus anderen Systemen übernommen werden.
      Änderungen sind sofort für das gesamte Team sichtbar.
    • Integrierte Befundverwaltung – Befunde werden direkt in der Patientenakte dokumentiert, mit
      Behandlungsplänen verknüpft und sind dank strukturierter Darstellung jederzeit nachvollziehbar –
      inklusive grafischer Zahnstatus-Anzeige. So behalten Sie nicht nur den kompletten Überblick über
      jeden Patienten, sondern sparen auch wertvolle Zeit im Praxisalltag.

14. Unterstützt Ihre Software auch bei der digitalen Patientenaufnahme? Wenn ja, wie genau?
    • Können Formulare digital vom Patienten (z. B. am Tablet) ausgefüllt werden?
    • Wie erfolgt die Integration der ausgefüllten Formulare in die Patientenakte?
    • Können Formulare in mehreren Sprachen bereitgestellt oder angezeigt werden?

Es gibt Schnittstellen zu diversen Anamnese-Aufnahmeprogrammen, z.B. simpleprax und synmedico/Infoskop etc.

15. Gibt es eine Kalender- bzw. Terminplaner-Funktion und wie ist diese umgesetzt?
    • Gibt es Möglichkeiten zur Online-Terminbuchung? Wenn ja, welche? Und wie genau
      funktionieren sie?
    • Werden SMS- und/oder E-Mail-Erinnerungen unterstützt?
    • Können Wartelisten geführt werden?
    • Wie flexibel lassen sich diese Recall- und Erinnerungsfunktionen konfigurieren?

Ja – mit DENSonTIME verfügt DENSoffice über ein leistungsstarkes Kalender- und Terminplanungssystem, das weit mehr kann als ein herkömmlicher Praxisplaner:

• Kalender & Terminbuchung – Mehrplatzfähig, farblich strukturiert und mit flexiblen Ansichten (Tag,
  Woche, Behandler) für eine schnelle Übersicht. Termine lassen sich per Drag & Drop verschieben,
  blockieren oder wiederholen.
• Online-Terminbuchung – Patienten können über eine sichere Webschnittstelle oder über die
  Praxiswebsite rund um die Uhr Termine anfragen oder direkt buchen. Die Verfügbarkeit wird in
  Echtzeit mit dem DENSonTIME-Kalender synchronisiert, wodurch Doppelbuchungen ausgeschlossen
  sind.
• Erinnerungsfunktionen – Automatisierte SMS- und E-Mail-Erinnerungen reduzieren Ausfalltermine
  deutlich. Inhalte, Versandzeitpunkte und Zielgruppen lassen sich flexibel anpassen (z. B. 24 h vor
  Termin, individualisierte Textbausteine).
• Wartelisten & Recall – Wartelistenplätze werden automatisch mit frei werdenden Terminen
  abgeglichen, Recall-Kampagnen lassen sich zielgerichtet für Vorsorge, Prophylaxe oder
  Nachsorgetermine steuern.
• Hohe Flexibilität – Alle Benachrichtigungs- und Recall-Einstellungen sind individuell konfigurierbar,
  sodass sie exakt zu den Abläufen Ihrer Praxis passen.

Damit bietet DENSonTIME nicht nur eine effiziente Terminverwaltung, sondern auch einen echten
Patientenservice, der Auslastung und Patientenzufriedenheit steigert.

16. Welche Abrechnungsarten werden durch Ihre Software unterstützt und wie sind diese konkret implementiert?
    • Direkte Abrechnung mit dem Patienten?
    • Abrechnung über externe Abrechnungsdienstleister?
    • Abrechnung über die Krankenkassen bzw. die Kassenzahnärztlichen Vereinigungen?

Ja, es werden alle Abrechnungsarten unterstützt sowohl die direkte Abrechnung mit dem Patienten als auch über die KZVen und Krankenkassen sowie externe Abrechnungsdeinstleister.

17. Inwiefern unterstützt die Software bei der Behandlungsdokumentation?
    • Wie wird dem Anwender die Dokumentation vereinfacht?
    • Grafische Befundung?
    • Zeichenfunktion?
    • Fotodokumentation?
    • Spracherkennung?

Ja, es gibt eine sehr schöne grafische Befundung sowie die Möglichkeit Dokumentation per Foto, Text oder Spracheingabe zu hinterlegen.

18. Inwiefern können auch bildgebende Verfahren (z.B. Röntgen oder Intraoralkameras) in Ihrer Software integriert werden?
    • Schnittstellen?
    • Verwaltung der Röntgenbilder etc. in der Patientenakte?
    • Bearbeitung/Kommentierung/Durchsuchen der Bilder?

Es gibt Schnittstellen zu allen dentalen Röntgen- und Intraoralkameraprogrammen die in Deutschland in Zahnarztpraxen üblich sind.

19. Inwiefern unterstützt Ihre Software Mehrbehandler- und Mehrstandortfähigkeit?
    • Ist die Software für größere Praxen oder Medizinische Versorgungszentren (MVZ)
      geeignet?
    • Inwiefern unterstützt die Software die parallele Arbeit mehrerer Behandler am Patienten
      (z. B. durch Teilakte oder Sperrmechanismen)?
    • Wie funktioniert die standortübergreifende Arbeit (z. B. Cloud-Synchronisierung,
      Rollen- und Rechteverwaltung)?

Ja, die Software ist sowohl Mehrbehandler- als auch Mehrstandortfähig und sogar Mehrmandantenfähig (pro Abrechnungsstempel eine eigene Datzenbank). Es gibt auch eine sehr gute Rechteverwaltung im Programm.

20. Inwiefern unterstützt Ihre Software die TI-Konnektivität und eHealth-Anwendungen?
    • Wie erfolgt die Integration in die TI (Konnektor, KIM, VPN-Zugang etc.)?
    • Welche Funktionen der Telematikinfrastruktur werden unterstützt (z. B. eAU, eRezept,
      ePA)?

Es werden sowohl klassische Konnektoren als auch TI-Gateways unterstützt. Zudem werden alle für Zahnärztte relevante TI-Anwendungen unterstützt, wie z.B. KIM, eAU, eRezept, ePA, EBZ, eBonusheft etc.

21. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren für Zahnarztpraxen relevanten Funktionen?
    • Materialverwaltung?
    • QM-Unterstützung?
    • Videosprechstunde?
    • Hygienedokumentation (z. B. Sterilisationsprotokolle)?
    • …

In DENsoffice ist möglichst viel integriert (z.B.QM, Hygiene, etc.), jedoch gibt es auch die Möglichkeit dies durch Anbindungen an Drittprogramme zu erweitern.

22. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren unternehmerischen Funktionen?
    • Mitarbeiter-Management (Zeiterfassung, Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung,
    • Lohnvorbereitung / Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung?)
    • Finanzbuchhaltung / Rechnungswesen? (Unterstützung hierbei bzw.
    • Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung oder zum Steuerberater?)
    • Controlling, Statistiken & Auswertungen?

Es gibt ein Modul zu Zeiterfassung und Urlaub und Abwesenheiten können mit DENS.onTIME verwaltet werden. Es gibt keine Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung oder Lohnvorbereitung. Es gibt für den Steuerberater und Finanzamt eine Exportmöglichkeit im Rechnungswesen. Und natürlich gibt es für Controlling wichtige Statistiken und
Auswertungsmöglichkeiten.

Themenfeld 3: Preise & Leistungen

23. Wie sind die Preise & Konditionen der Software? Bitte möglichst transparent darstellen.
    • Abgestufte Funktions-Pakete?
    • Monatliche/Jährliche Kosten
    • Mehrkosten für weitere Nutzer?
    • Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist?

Ein Paket mit allem drin kostet aktuell netto 9.900 EUR (statt regulär 13.900 EUR). Hier sind bereits die Kosten für Installation, Einrichtung und Schulung sowie Individualisierung enthalten. Die Lizenzgebühren betragen netto 280 EUR pro Monat. Mehrkosten für weitere Nutzer einer Praxis fallen nicht an. Es können also beliebig viele behandler und Mitarbeiter damit arbeiten. Die Mindestvertragslaufzeit beträgt 2 Jahre und die Kündigungsfrist beträgt 3 Monate zu
Jahresende.

24. Welche Support-Möglichkeiten stehen zur Verfügung?
    • Telefon, E-Mail, Live-Chat, Fernwartung…?
    • Inhouse oder externer Support?
    • Wartezeiten?
    • „Hilfe zur Selbsthilfe“, z.B. verständliche Erklärung von Fehlermeldungen oder
      ausführliche FAQ-Bereiche mit Videos?

DENS bietet Support per E-Mail, Telefon, Fax, Fernwartung. Die Reaktionszeiten sind sehr schnell und überdurchschnittlich gut. Es gibt nur sehr selten längere Wartezeiten. Zudem gibt es Videos und eine Wiki für die Hilfe zur Selbsthilfe.

25. Inwiefern wird potenziellen Neukunden der Einstieg bzw. Software-Wechsel
    erleichtert?
    • Gibt es eine kostenlose Testversion oder einen Demozugang?
    • Gibt es eine Importfunktion vorhandener Patientendaten, Behandlungsdaten, Kalender
      etc.?
    • Gibt es einen umfassenden Wechselservice oder individuelle Unterstützung beim
      Umstieg?

Es gibt einen kostenlosen Demozugang der per E-Mail bei DENS ebantragt werden kann. Es gibt die Möglichkeit Patienten- und Behandlungsdaten aus vorherigen Systemen in DENSoffice zu importieren. Hierzu benötigt man vom bisherigen Anbieter eine Exportdatei. Die Schnittstelle nennt sich Systemwechselschnittstelle (führer VDDStransfer).

Abschluss-Fragen:

26. 26. Kunden-Erfahrungen: Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Ihren bestehenden Kunden? Gibt es besondere Erfahrungsberichte, Erfolgsgeschichten oder typische Rückmeldungen, die Sie bekommen?
        Wofür lieben Ihre Kunden Sie? Welche Wünsche äußern Ihre Kunden ggf. noch?

Unsere Kunden geben uns regelmäßig sehr positives Feedback – und das freut uns
natürlich besonders. Typische Rückmeldungen sind:

• • • Einfache Bedienung – „Endlich eine Software, bei der man nicht lange suchen muss.“
    • Stabilität & Geschwindigkeit – „Läuft einfach – auch wenn es stressig wird.“
    • Persönlicher Support – „Man spricht hier nicht mit einer anonymen Hotline, sondern mit Menschen, die unsere Praxis verstehen.“
    • Praxisnahe Weiterentwicklung – „Neue Funktionen kommen genau dort, wo wir sie brauchen.“
    • Effizienzgewinn – „Wir sparen täglich Zeit – sowohl am Empfang als auch in der Abrechnung.“

Erfolgsgeschichten reichen von Praxen, die ihre Terminausfälle durch die SMS-Erinnerungen von
DENSonTIME halbiert haben, bis zu Neugründungen, die dank der intuitiven Oberfläche von DENSoffice
schon nach wenigen Tagen voll arbeitsfähig waren.

Wofür Kunden uns lieben: Für die Kombination aus durchdachter Software, direktem Draht zum Support
und echter Orientierung an den Bedürfnissen des Praxisalltags.

27. Marktposition: Wie schätzen Sie die Position Ihrer Software am Markt ein? Gibt es Nutzerzahlen,
    unabhängige Bewertungen, Auszeichnungen oder Marktanteile, die Sie mit uns teilen
    können?

DENS gehöhrt zu den führenden Anbietern für Zahnarztsoftware und betreut über 2000 Zahnarztpraxen bundesweit. Ungefähr jeder 20. Zahnarzt in Deutschland arbeitet aktuell mit DENSoffice.

28. Schlussplädoyer: Für welche Zahnarztpraxis (Größe, Ausrichtung, Anforderungen etc.) eignet sich Ihre
    Software besonders gut – und für welche eher weniger?

Besonders geeignet ist DENSoffice für:

• • • Einzel- und Gemeinschaftspraxen mit hohem Anspruch an effiziente Abläufe und klare Strukturen.
    • Mehrbehandlerpraxen, die eine flexible Termin- und Ressourcenplanung, Mehrplatzfähigkeit und
      vernetzte Arbeitsplätze benötigen.
    • Praxen mit breitem Leistungsspektrum (z. B. allgemeine Zahnheilkunde, KFO, Implantologie,
      Prothetik), die von der integrierten Befundverwaltung, Bildanbindung und Abrechnung profitieren.
    • Neugründungen, die schnell starten möchten, sowie bestehende Praxen, die von anderen
      Systemen umsteigen wollen und Wert auf reibungslose Datenübernahme legen.
    • Praxen, die Telematikinfrastruktur und digitale Services (z. B. Online-Terminbuchung, digitale
      Patientenakte) zukunftssicher einsetzen möchten.

Eher weniger geeignet ist DENSoffice für:

• • • Reine Klinik- oder Krankenhaus-IT-Umgebungen, in denen sehr komplexe, abteilungsübergreifende Krankenhausinformationssysteme (KIS) gefordert sind.
    • Praxen, die ausschließlich mit cloudbasierten Lösungen arbeiten möchten