Buchhaltungssoftware für die Zahnarztpraxis – was die Praxissoftware kann und wo die Fibu beginnt

Wer sich mit Buchhaltungssoftware für die Zahnarztpraxis beschäftigt, stößt schnell auf eine wichtige Frage: Was erledigt die Praxissoftware eigentlich schon selbst? Schließlich läuft dort bereits ein großer Teil dessen, was im Alltag mit Abrechnung und Geld zu tun hat. Die Zahnarztsoftware rechnet mit der KZV ab, erstellt Privat- und Eigenanteilsrechnungen und kümmert sich – je nach Programm – auch um offene Posten und Mahnungen. Rechnungen können außerdem an ein Rechenzentrum übergeben werden.

Bei der eigentlichen Finanzbuchhaltung sieht es anders aus. Eingangsrechnungen, Bankkonten, Kontierung und Jahresabschluss liegen häufig außerhalb der Praxissoftware – entweder in einem Fibu-Modul des Herstellers, bei der Steuerkanzlei oder in einem separaten Buchhaltungsprogramm.

Wir schauen uns deshalb genauer an, wo bei Zahnarztsoftware und Buchhaltung die Grenze verläuft. Welche Aufgaben übernimmt die Praxissoftware? Welche drei Wege gibt es von dort zur Finanzbuchhaltung? Und wie kommen die Zahlungseingänge anschließend wieder zurück zu den offenen Posten? Außerdem geht es um Kassenbuch, TSE und GoBD und darum, welche Fragen ihr einem Softwareanbieter vor der Entscheidung stellen solltet.

Zahnarztsoftware und Buchhaltung im Vergleich

Patient 21, DENS und BDV haben unseren Fragenkatalog für claire, DENSoffice, VISIdent und VISInext beantwortet. Dabei ging es unter anderem um Finanzbuchhaltung, Rechnungswesen und Schnittstellen. Die Angaben in der folgenden Tabelle stammen aus diesen Interviews und von den Hersteller-Websites, die wir im September 2026 geprüft haben.

Es handelt sich um Herstellerangaben, die wir so wiedergeben, wie sie uns vorliegen. Wenn sich weder im Interview noch auf der Website eine Information zu einem Punkt finden ließ, steht in der Tabelle „keine Angabe“.

Wenn ihr die Tabelle auf dem Handy anschaut: Dreht das Smartphone am besten ins Querformat. Dann ist deutlich mehr Platz für die einzelnen Angaben.

Wie andere Zahnarztprogramme bei Abrechnung, Buchhaltung und Schnittstellen aufgestellt sind, zeigen wir in den Kurzvorstellungen auf unserer Startseite.

Was die Praxissoftware von der Buchhaltung schon erledigt

Bei der Abrechnung ist die Sache relativ klar: Eine Zahnarztsoftware mit Eignungsfeststellung der KZBV muss die entsprechenden Abrechnungsanforderungen erfüllen. Für die Buchhaltung ist aber vor allem interessant, aus welchen Quellen das Geld in die Praxis kommt.

Vertragszahnärztliche Leistungen rechnet die Praxis mit der KZV ab. Je nach Leistungsbereich und KZV erfolgt das monatlich oder quartalsweise. Das Geld kommt dann über Abschlagszahlungen und später über die Restzahlung nach dem Honorarbescheid. Anders als bei einer Privatrechnung gibt es dabei keinen offenen Posten für jeden einzelnen Patienten.

Anders sieht es bei Privatrechnungen nach GOZ sowie bei Eigenanteils- und Mehrkostenrechnungen für Zahnersatz aus. Diese Rechnungen erstellt die Praxissoftware selbst. Sie erscheinen im Rechnungsausgangsbuch, werden zu offenen Posten und bei einem Zahlungseingang wieder ausgeglichen. Zahlt ein Patient nicht, kann die Software das Mahnwesen übernehmen.

Werden einzelne Rechnungsarten oder sämtliche Rechnungen an ein Rechenzentrum übergeben, läuft diese Übergabe in der Praxissoftware über die VDDS-RZ-Schnittstelle. Das Rechenzentrum zahlt die übernommenen Rechnungen anschließend als Sammelbetrag aus, abzüglich der jeweiligen Gebühren, und übernimmt auch das Mahnwesen. Rechnungen, die das Rechenzentrum nicht übernimmt, bleiben dagegen offene Posten der Praxis.

Genau hier liegt der Teil der Buchhaltung, der unmittelbar in der Praxissoftware stattfindet: die Verwaltung der offenen Forderungen. BDV beschreibt das bei VISIdent als Offene-Posten-Buchhaltung. Die Rechnungen stehen im Rechnungsausgangsbuch, die eingegangenen Zahlungen im Zahlungseingangsbuch. CAPAZ nennt auf seiner Website unter anderem Zahlungseingang, Rechnungsausgangsbuch, Patientenkonto mit Rechnung, drei Mahnstufen und die Liste der offenen Posten. Bei EVIDENT gehören Offene-Posten-Verwaltung, Kassenbuch und Bankeinzug zur Grundausstattung.

Vereinfacht gesagt geht es dabei um die Debitorenseite: Wer schuldet der Praxis noch Geld und welche Rechnungen sind bereits bezahlt?

Die andere Hälfte der Buchhaltung findet bei den meisten Programmen, deren Websites wir geprüft haben, außerhalb der Praxissoftware statt. Dazu gehören beispielsweise Eingangsrechnungen vom Dentaldepot, Miete, Personalkosten, Leasingraten für die Behandlungseinheit oder die Abschreibung auf ein Röntgengerät. Hinzu kommen der Abgleich mit dem Bankkonto und die Kontierung – also die Zuordnung der einzelnen Buchungen zu den passenden Konten des Kontenrahmens. Am Ende steht je nach Rechtsform und Gewinnermittlung die Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder die Bilanz.

Das ist die Finanzbuchhaltung, kurz Fibu. Wenn ein Hersteller sie selbst anbietet, steckt sie entweder in einem eigenen Modul oder gehört zum Leistungsumfang des Programms. DentRechner nennt die Finanzbuchhaltung beispielsweise als Bestandteil seines Rechnungswesens.

Eine Besonderheit ist das Fremdlabor: Der Laborbeleg taucht in beiden Bereichen auf. In der Praxissoftware gehört er zur Zahnersatzrechnung des Patienten. In der Finanzbuchhaltung wird dieselbe Rechnung als Eingangsbeleg erfasst.

Wie viel die Steuerkanzlei tatsächlich aus der Praxissoftware benötigt, hängt auch davon ab, wie die Praxis ihren Gewinn ermittelt. Eine Einzelpraxis oder Berufsausübungsgemeinschaft ist als freiberufliche Tätigkeit nicht buchführungspflichtig und ermittelt ihren Gewinn in der Regel über die Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Hier gilt das Zuflussprinzip nach § 11 EStG. Die Kanzlei arbeitet also unter anderem mit Kontoauszügen, der Auszahlungsliste des Rechenzentrums und dem Kassenbuch. Den Honorarbescheid der KZV benötigt sie, um Verwaltungskostenbeitrag und Einbehalte richtig zu berücksichtigen. Das Rechnungsausgangsbuch hilft zusätzlich dabei, die offenen Posten zu kontrollieren.

Ein zahnärztliches MVZ (ZMVZ) in der Rechtsform einer GmbH muss dagegen bilanzieren. In diesem Fall gehören auch die Forderungen aus der Praxissoftware in den Jahresabschluss.

Genau an dieser Stelle treffen Praxissoftware und Finanzbuchhaltung aufeinander: beim Geldfluss. Die Praxissoftware kennt die Rechnungen und offenen Posten. Die tatsächlichen Zahlungseingänge kommen aber zunächst auf dem Bankkonto an. Diese Informationen müssen anschließend wieder in die passenden offenen Posten und gegebenenfalls in die Finanzbuchhaltung gelangen. Wie reibungslos das funktioniert, kann im Praxisalltag einen deutlichen Unterschied machen. solvi beschreibt auf seiner Website, dass das Austragen der Zahlungen in der Praxisverwaltungssoftware häufig noch manuell erfolgt.

Drei Wege von der Zahnarztsoftware zur Finanzbuchhaltung

Welcher Weg für eure Praxis sinnvoll ist, hängt zunächst davon ab, wer die Buchhaltung übernimmt. In den von uns geprüften Herstellerangaben findet sich besonders häufig die Variante, dass die Praxis die Daten vorbereitet und die Steuerkanzlei die eigentliche Buchhaltung übernimmt. Dann ist vor allem eine gute Übergabe wichtig – also Weg 2.

Wenn ihr selbst oder eine Praxismanagerin die Buchhaltung erledigt, kann dagegen ein Fibu-Modul des Herstellers interessant sein. Eine weitere Möglichkeit ist ein separates Buchhaltungsprogramm. Wichtig: Die Lohnabrechnung ist davon unabhängig. Sie läuft in der Regel über die Kanzlei oder über ein eigenes Lohnprogramm.

Weg 1: Das Fibu-Modul des Praxissoftware-Herstellers

Einige Hersteller bieten die Finanzbuchhaltung selbst an – als Erweiterung oder als Bestandteil ihrer Software. DAMPSOFT führt für DS-WIN beispielsweise die DS-WIN-FiBu unter den Produkterweiterungen im Bereich Finanzen und Abrechnung. Der Hersteller bezeichnet sie als Einnahmen-Überschuss-Programm. DentRechner nennt auf seiner Website „Rechnungs- und Mahnwesen, incl. integrierter Finanzbuchhaltung, sowie Kassenbuch“.

Der Vorteil liegt auf der Hand: Erlöse und Zahlungen bleiben im selben System. Es müssen nicht ständig Daten zwischen zwei Programmen hin- und hergeschoben werden.

Ganz ohne Übergabe geht es allerdings auch hier nicht. Spätestens zum Jahresabschluss muss die Steuerkanzlei mit den Buchungen arbeiten können. Deshalb solltet ihr vorab klären, ob eure Kanzlei die Daten aus dem Fibu-Modul übernehmen kann. Ebenfalls sinnvoll: Fragt nach, wer die Umsatzsteuer-Voranmeldung für das Eigenlabor übernimmt und welche Kosten für die Nachprüfung eurer Buchungen entstehen.

Fragen an die Software

• Gibt es ein eigenes Fibu-Modul?
• Beherrscht das Modul neben der Einnahmen-Überschuss-Rechnung auch die Bilanz, falls ihr als ZMVZ in der Rechtsform einer GmbH bilanzieren müsst?
• Kann die Kanzlei die Buchungen aus dem Modul für den Jahresabschluss übernehmen?

Weg 2: Die Kanzlei bucht, die Praxissoftware liefert zu

In den Herstellerangaben, die wir geprüft haben, ist die Übergabe an die Steuerkanzlei der am häufigsten genannte Weg. Wenn ein konkretes Format genannt wird, ist es häufig DATEV.

Die Unterlagen, die eine Kanzlei regelmäßig braucht, sind im Grunde überschaubar: Kontoauszüge, Kassenbuch, Honorarbescheid der KZV, Auszahlungsliste des Rechenzentrums, Eingangsbelege und zur Kontrolle die Liste der offenen Posten. Die entscheidende Frage ist also weniger, ob Daten vorhanden sind, sondern in welcher Form die Praxissoftware sie an die Kanzlei übergeben kann.

Und genau hier unterscheiden sich die Lösungen deutlich. Am einfacheren Ende steht eine Exportdatei, etwa für das Kassenbuch oder die Rechnungsausgänge. Die Kanzlei liest diese Datei ein und übernimmt anschließend die Kontierung selbst. LinuDent führt beispielsweise ein Modul „Kassenbuch-Export“, DENSoffice nennt im Interview eine Exportmöglichkeit im Rechnungswesen für Steuerberater und Finanzamt.

Die Eingangsrechnungen vom Depot oder vom Vermieter laufen dabei normalerweise an der Praxissoftware vorbei. Auch die Fremdlaborrechnung kann zwar als Laborbeleg in der Praxissoftware vorhanden sein, gebucht wird sie trotzdem in der Fibu. Für solche Belege nutzen viele Kanzleien ein separates Belegportal.

Bei DATEV ist das beispielsweise Belege online als Teil von DATEV Unternehmen online. Die Praxis lädt die Belege hoch, die Kanzlei kann daraus ihre Buchungen erstellen.

Deutlich weiter geht der DATEV Buchungsdatenservice. Laut DATEV können darüber Buchungsdaten, Stammdaten und die dazugehörigen Belegbilder aus einer Software über die DATEV-Cloud an die Kanzlei übertragen werden. Statt einer einfachen Liste kommen also komplette Buchungssätze an. Die Belegbilder liegen in Belege online und werden mit den jeweiligen Buchungen verknüpft. Die Kanzlei muss den Dienst entsprechend freischalten.

CGM hat diesen Ansatz für CGM Z1.PRO als Modul umgesetzt. Rechnungen werden in der Praxissoftware erstellt, im Praxisarchiv abgelegt und anschließend digital über die DATEV-Cloud an die Kanzlei übertragen. Nach Herstellerangabe sind die Daten dabei bereits vorkontiert und mit dem entsprechenden Belegbild versehen. Mandanten- und Beraternummer, Kontenrahmen und Kontenzuordnungen werden einmalig hinterlegt.

Zwischen einer einfachen Exportdatei und einer solchen durchgängigen Übergabe liegen die klassischen Fibu-Schnittstellen. BDV nennt für VISIdent beispielsweise Lexware buchhalter und FIBU-doc; beide sind eigenständige Buchhaltungsprogramme und gehören damit zu Weg 3. Für VISInext nennt BDV im Interview Lexware und DATEV.

Ein Problem bleibt allerdings: Auf den Websites steht oft nicht genau dabei, welche Daten tatsächlich übertragen werden. Gehen nur die Erlöse an die Fibu? Werden auch Zahlungen übertragen? Oder entstehen vollständige Buchungssätze? Genau das solltet ihr vor einer Entscheidung mit eurer Kanzlei klären.

Fragen an die Software

• Welche Daten gehen an die Steuerkanzlei: eine Exportdatei, Buchungssätze oder Buchungssätze mit Belegbild über den DATEV Buchungsdatenservice?
• Liest die Kanzlei dieses Format ohne Nacherfassung ein?

Weg 3: Ein eigenes Buchhaltungsprogramm neben der Praxissoftware

Beim dritten Weg läuft die Buchhaltung in einem eigenen Programm. Dort werden beispielsweise Bankkonten abgerufen, Belege digitalisiert und Buchungen kontiert. Die Praxissoftware bleibt währenddessen für die Abrechnung und Patientenverwaltung zuständig.

Das separate Buchhaltungsprogramm kann dabei zwei unterschiedliche Rollen übernehmen: Entweder ihr führt damit die laufende Buchhaltung selbst und die Kanzlei übernimmt anschließend den Jahresabschluss. Oder das Programm dient hauptsächlich als digitales Belegbuch, aus dem die Kanzlei ihre Buchungen erstellt.

solvi ist auf diesen Weg zugeschnitten. solvi flow übernimmt die Buchhaltung; für den Datenaustausch mit der Praxissoftware gibt es solvi connect. Umgekehrt haben mehrere Praxissoftware-Hersteller solvi in ihre Schnittstellen- oder Kooperationslisten aufgenommen. DENTPORT führt solvi unter Finanzbuchhaltung, EVIDENT nennt Schnittstellen zu Starmoney und Solvi und DENS führt solvi bei seinen Kooperationen für Buchhaltung und Controlling.

Der Rückkanal: Zahlungen zurück in die offenen Posten

Egal, für welchen der drei Wege ihr euch entscheidet: Eine Aufgabe bleibt bestehen. Die Zahlung muss zur richtigen Rechnung finden.

Das betrifft die Überweisungen der Patienten ebenso wie Sammelgutschriften des Kartenterminals. Je nach Anbieter kommen diese Zahlungen brutto mit einer separaten Gebührenrechnung oder bereits um die Gebühr reduziert auf dem Konto an. Zusätzlich gibt es die Rückmeldung des Rechenzentrums: Welche Rechnungen wurden übernommen, welche wurden ausgezahlt und welche sind bei der Praxis geblieben?

DENTPORT listet Banken und Formate auf, über die Zahlungseingänge automatisch verbucht werden können, und nennt dabei auch das standardisierte MT940-Format für Kontoauszüge. Nach eigener Angabe wird dieses Format allerdings nicht von jeder Bank unterstützt.

LinuDent führt einen „Zahlungseingangsmanager“ als Modul. teemer verbucht Kartenzahlungen nach eigener Angabe über die Anbindung an SumUp oder Zettle in Echtzeit in der Praxissoftware. solvi connect holt Zahlungsflüsse über eine eigene Bankschnittstelle ab und bereitet sie für den Import in die Praxisverwaltungssoftware auf. Für Kunden der Abrechnungsgesellschaft Die ZA gibt es außerdem eine eigene Schnittstelle, die ZA-Abrechnungen einliest und die Patientenzahlungen für die Praxissoftware aufbereitet.

Fragen an die Software

• Kommen Zahlungseingänge von der Bank oder aus dem Buchhaltungsprogramm automatisch in die offenen Posten zurück?
• Werden Sammelauszahlungen des Rechenzentrums und des Kartenterminals den einzelnen Patientenrechnungen zugeordnet?

Kassenbuch in der Praxissoftware: TSE und Meldepflicht

Bargeld spielt auch in Zahnarztpraxen weiterhin eine Rolle. Bezahlt werden beispielsweise Zuzahlungen zur Prophylaxe, Bleaching oder Zahnpflegeartikel aus dem Praxisverkauf. Programme wie VISIdent, EVIDENT, charly oder ivoris bieten dafür ein Kassenbuch an.

Nach dem Anwendungserlass zu § 146a AO haben elektronische Aufzeichnungssysteme Kassenfunktion, „wenn diese der Erfassung und Abwicklung von zumindest teilweise baren Zahlungsvorgängen dienen können“.

Für solche Aufzeichnungssysteme ist eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, kurz TSE, vorgeschrieben. Außerdem müssen sie dem Finanzamt gemeldet werden. Das gilt innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme und getrennt für jede Betriebsstätte. Laut BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024 steht das entsprechende Mitteilungsverfahren seit dem 1. Januar 2025 zur Verfügung. Reine elektronische Buchhaltungsprogramme gelten nach § 1 der Kassensicherungsverordnung dagegen ausdrücklich nicht als elektronische Aufzeichnungssysteme.

Für die Praxis ist deshalb eine Frage besonders wichtig: Ist das Kassenbuch eurer Software ein Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion oder handelt es sich lediglich um ein Buchhaltungsprogramm? Das solltet ihr mit eurer Steuerkanzlei klären.

Bei ivoris hat sich Computer konkret mit dieser Frage beschäftigt. Dort wird beschrieben, dass das Kassenbuch mit dem Modul „kassenbuch TSE“ und einer Sicherheitseinrichtung von Swissbit nachgerüstet wird. Stornierungen bleiben demnach möglich, werden aber entsprechend gekennzeichnet. Außerdem betrifft die Meldung als elektronisches Aufzeichnungssystem auch das ivoris-Kassenbuch samt TSE-Stick.

Für VISIdent nennt BDV auf seiner Website ebenfalls ein Kassenbuch. Es befindet sich im Teilprogramm Verwaltung neben der Offene-Posten-Buchhaltung und den Statistiken.

Fragen an die Software

• Gibt es ein Kassenbuch in der Praxissoftware?
• Lässt sich das Kassenbuch mit einer zertifizierten TSE betreiben?
• Bleiben Stornierungen im Kassenbuch sichtbar und unveränderbar protokolliert?
• Lassen sich die Kassendaten im Format der Finanzverwaltung (DSFinV-K) exportieren?
• Liefert der Hersteller die Angaben für die Meldung an das Finanzamt, etwa Seriennummer und Zertifizierungs-ID?

GoBD und Betriebsprüfung: was die Praxissoftware liefern muss

Die GoBD werden bei der Auswahl einer Buchhaltungssoftware schnell zum Thema. Dabei geht es um die Grundsätze der Finanzverwaltung für elektronische Buchführung, Aufzeichnungen und Datenzugriff. Wichtig ist aber: Nicht nur das Buchhaltungsprogramm kann steuerlich relevante Daten enthalten. Auch die Praxissoftware gehört dazu.

EVIDENT weist auf seiner Website genau darauf hin und nennt als relevant für eine digitale Steuerprüfung auch die Praxissoftware und dort beispielsweise Rechnungen, Laborbelege und Kassenbücher. Dafür bietet der Hersteller ein GoBD-Export-Modul an, mit dem sich die vom Finanzamt angeforderten Daten konfigurierbar exportieren lassen.

Für die Praxissoftware spielt zunächst die Unveränderbarkeit eine wichtige Rolle. Eine bereits gebuchte Rechnung oder ein Kassenbucheintrag darf nicht einfach nachträglich verändert werden können, ohne dass die Änderung nachvollziehbar bleibt.

solutio beschreibt das bei charly am Beispiel des Kassenbuchs. Wird dort eine Buchung gelöscht, bleibt sie laut Hersteller rot in der Liste sichtbar. Dazu kommt der Datenzugriff: Bei einer Prüfung müssen die relevanten Daten in einem Format vorliegen, das maschinell ausgewertet werden kann. Für Kassensysteme ist dafür im Anwendungserlass zu § 146a AO die DSFinV-K vorgesehen.

Auch die Archivierung spielt eine Rolle. Computer konkret beschreibt beispielsweise bei dms.net für ivoris eine revisionssichere Ablage, die einen Teil dieser Anforderungen abdecken soll.

Fragen an die Software

• Gibt es einen GoBD-Export für Rechnungen, Kassenbuch und Laborbelege?
• Werden Änderungen an Rechnungen und Kassenbucheinträgen protokolliert?
• Stellt der Hersteller Unterlagen für die Verfahrensdokumentation bereit, also die Beschreibung, wie Belege im Programm entstehen, verarbeitet und aufbewahrt werden?

Eigenlabor und Umsatzsteuer

Beim Eigenlabor wird die Sache steuerlich etwas komplizierter. Auf das zahnärztliche Honorar fällt grundsätzlich keine Umsatzsteuer an. Geregelt ist das in § 4 Nr. 14 Buchst. a UStG. Eine Ausnahme nennt Satz 2 für die Lieferung oder Wiederherstellung von Zahnprothesen und kieferorthopädischen Apparaten, soweit die Praxis diese im eigenen Labor herstellt. Diese Leistungen unterliegen nach § 12 Abs. 2 Nr. 6 UStG dem ermäßigten Steuersatz.

Steuerpflichtig können außerdem Leistungen sein, die keinen Heilbehandlungscharakter haben – beispielsweise kosmetisches Bleaching oder der Verkauf von Zahnpflegeartikeln. Solche Einnahmen landen häufig im Kassenbuch.

Kleine Eigenlabore fallen häufig unter die Kleinunternehmerregelung des § 19 UStG. Sie greift, wenn die steuerpflichtigen Umsätze im Vorjahr 25.000 Euro und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreiten. Die steuerfreien Honorare werden für diese Grenze nach § 19 Abs. 2 UStG nicht mitgerechnet.

Ein Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung kann interessant sein, weil steuerfreie Umsätze keinen Vorsteuerabzug erlauben (§ 15 Abs. 2 UStG). Auf der Eingangsseite kann die Vorsteuer für Labormaterial abziehbar sein, für Praxismaterial dagegen nicht. Bei Kosten, die beiden Bereichen zuzuordnen sind – beispielsweise Miete oder Geräte –, erfolgt nach § 15 Abs. 4 UStG eine Aufteilung.

Für die Software bedeutet das vor allem eines: Die Zahnersatzrechnung weist Honorar, Fremdlabor und Eigenlabor ohnehin getrennt aus. Interessant wird es bei den Zahlungen. Freiberufler versteuern nach § 20 UStG in der Regel nach vereinnahmten Entgelten. Die Kanzlei benötigt deshalb die Zahlungseingänge getrennt nach steuerfreiem Honorar und steuerpflichtigem Eigenlabor – und zwar auch dann, wenn ein Patient eine Rechnung in mehreren Teilzahlungen begleicht.

Fragen an die Software

• Ordnet die Software Zahlungseingänge auf Zahnersatzrechnungen den Anteilen Honorar, Fremdlabor und Eigenlabor zu, auch bei Teilzahlungen?
• Gehen die Zahlungen nach Steuersatz getrennt an die Kanzlei oder in die Fibu?

Mehrere Standorte und Liquidität

Sobald eine Praxis mehrere Standorte hat oder als ZMVZ organisiert ist, wird auch die Buchhaltung komplexer. Es gibt möglicherweise mehrere Kassenbücher – die Meldung an das Finanzamt erfolgt je Betriebsstätte –, mehrere Bankkonten und den Wunsch, Erlöse und Kosten nicht nur für die gesamte Praxis, sondern auch für einzelne Standorte auszuwerten.

Patient 21 gibt beispielsweise an, dass die Controlling-Suite von claire standortübergreifend für alle Behandler, Behandlergruppen oder einzelne Behandler gefiltert werden kann. EVIDENT führt Mandantenfähigkeit, also getrennte Buchungskreise je Praxis, sowie ein Standort-Modul als zusätzliche Funktionen. Bei ivoris clinic beschreibt Computer konkret eine automatische Übergabe an eine zentrale Finanzbuchhaltung und an das Mahnwesen.

BDV beschreibt für VISInext ein Controlling mit Stundensätzen und einer Umsatzerwartung, die aus den geplanten Terminen errechnet wird.

Auch bei der Liquidität kommen mehrere Datenquellen zusammen. Eine Zahnarztpraxis erhält ihr Geld schließlich nicht zu einem einzigen festen Zeitpunkt. Es gibt Abschläge und Restzahlungen der KZV, Auszahlungen des Rechenzentrums sowie Zahlungsziele bei Depot und Labor.

Eine vernünftige Liquiditätsvorschau muss deshalb Informationen aus der Abrechnung und aus der Finanzbuchhaltung zusammenbringen. solvi control bietet laut Website standortbezogene Analyse-Auswertungen der einzelnen Praxen, eine Liquiditätsrechnung vom Praxisergebnis bis zum Kontostand sowie einen Plan-Ist-Abgleich.

Fragen an die Software

• Lässt sich die Buchhaltung je Standort getrennt führen und trotzdem gemeinsam auswerten?
• Landen die Zahlungen des richtigen Standorts in den richtigen offenen Posten?
• Gibt es eine Liquiditätsvorschau, die KZV-Zahlungen und Auszahlungen des Rechenzentrums berücksichtigt?

Buchhaltung außerhalb der Praxissoftware

Auf unserer Startseite findet ihr mit solvi einen Anbieter, der sich auf die Finanzprozesse der Praxis konzentriert. Abrechnung und Patientenverwaltung bleiben dabei in der Praxissoftware.

solvi ist aus FIBU-doc hervorgegangen, das BDV in der Tabelle oben als Schnittstelle nennt. Mit solvi flow gibt es eine cloudbasierte Buchhaltung. Bankkonten und Kreditkarten werden über PSD2-Schnittstellen der Banken abgerufen. Belege werden per Texterkennung digitalisiert und laut Hersteller automatisch den Kontobewegungen zugeordnet. Das Programm schlägt außerdem die passende Kontierung vor.

Am Ende können Belege und Buchungsdaten digital an die Steuerkanzlei übergeben werden, unter anderem über eine DATEV-Schnittstelle.

Beim Kontenrahmen setzt solvi laut Hersteller auf SKR03 oder SKR04. Beide gehören zu den verbreiteten Standardkontenrahmen und wurden für die Anforderungen von Zahnarztpraxen angepasst.

solvi flow lässt sich dabei unterschiedlich einsetzen: als reines digitales Belegbuch oder als vollständige Buchhaltung mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung beziehungsweise Bilanz und Umsatzsteuer-Voranmeldung. solvi connect übernimmt den Datenaustausch zwischen Bank, Praxissoftware und Abrechnungsgesellschaft. Für das Controlling gibt es solvi control mit Kennzahlen, Benchmarking und Plan-Ist-Abgleich. Zusammen werden die Lösungen als solvi one angeboten.

Wie das Ganze im Praxisalltag aussieht, beschreiben auf der Herstellerseite auch zwei Anwenderinnen. Eine Gesundheitsökonomin aus einer Zahnarztpraxis berichtet, dass sie früher Kisten mit Unterlagen für das Steuerbüro gepackt habe und heute die Belege einscannt. Nach ihrer eigenen Schätzung spart ihr das ungefähr eine Stunde pro Woche. Eine Praxismanagerin einer kieferorthopädischen Praxis mit zwei Standorten und einem Labor hebt ebenfalls das Einscannen unterwegs und die direkte Weiterarbeit von Buchhaltung und Steuerbüro hervor.

Daneben findet ihr bei der Suche nach Buchhaltungssoftware für Zahnärzte auch allgemeine Programme wie Lexware, sevdesk oder BuchhaltungsButler. Ob eine solche Lösung für eine Zahnarztpraxis tatsächlich ausreicht, hängt unter anderem von drei Punkten ab: Gibt es einen passenden Kontenrahmen? Lassen sich steuerfreies Honorar und steuerpflichtiges Eigenlabor sauber trennen? Und können die Zahlungseingänge wieder in die offenen Posten der Praxissoftware zurückfließen?

Bei der Belegseite kommt außerdem die E-Rechnung hinzu. Für Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland ist das strukturierte elektronische Format seit 2025 der gesetzliche Regelfall. Aussteller dürfen nach § 27 Abs. 38 UStG bis Ende 2026 noch Papier verwenden oder mit Zustimmung des Empfängers ein PDF. Bei einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro gilt diese Übergangsregelung bis Ende 2027.

Die eigenen Rechnungen der Zahnarztpraxis an Patienten sind davon nicht betroffen, weil Patienten keine Unternehmer sind. Als Empfänger von Rechnungen seid ihr aber selbst Unternehmer: Depot und Labor können euch seit 2025 beispielsweise eine XRechnung oder ein ZUGFeRD-PDF schicken. Diese Formate müsst ihr annehmen und archivieren können.

Damit wird auch hier die Schnittstelle wichtig: Der Weg, über den eure Belege zur Kanzlei gelangen, muss mit diesen Formaten umgehen können.

Fragen an das Buchhaltungsprogramm

• Gibt es einen Kontenrahmen für Praxen?
• Werden steuerfreies Honorar und steuerpflichtiges Eigenlabor getrennt geführt?
• Gibt es einen Weg, die Zahlungseingänge in die offenen Posten der Praxissoftware zurückzuspielen?
• Kann das Programm XRechnung und ZUGFeRD lesen und archivieren?
• Lassen sich Eingangsrechnungen mit Praxis- und Labormaterial für den Vorsteuerabzug aufteilen?

Häufige Fragen zu Zahnarztsoftware und Buchhaltung

Was sind Finanzprozesse in der Zahnarztpraxis, und welche Software deckt sie ab?

Mit Finanzprozessen ist die gesamte Kette von der erbrachten Leistung bis zum Geld auf dem Konto gemeint. Dazu gehören Abrechnung, Rechnungsstellung, Zahlungseingang, Belege, Bank, Buchhaltung und Controlling.

Die Abrechnung und die offenen Posten liegen typischerweise in der Praxissoftware. Belege, Bank und Kontierung gehören dagegen zur Finanzbuchhaltung. Das Controlling greift wiederum auf Informationen aus beiden Bereichen zurück. solvi verwendet den Begriff für sein Angebot aus Buchhaltung, Datenaustausch und Controlling.

Was bedeutet Online-Buchhaltung für die Zahnarztpraxis?

Bei einer Online-Buchhaltung läuft die Buchhaltung im Browser. Das Bankkonto kann direkt abgerufen werden, Belege werden digital abgelegt und die Daten anschließend ebenfalls digital an die Steuerkanzlei übergeben.

solvi flow arbeitet nach Herstellerangabe nach diesem Prinzip. Auch viele Belegportale der Steuerkanzleien funktionieren ähnlich. Die Praxissoftware selbst kann dabei weiterhin lokal installiert sein. Entscheidend ist, dass Rechnungs- und Zahlungsdaten zwischen Praxissoftware und Online-Buchhaltung ausgetauscht werden können.

Fazit: Auf die Übergabe kommt es an

Bei der Auswahl einer Buchhaltungslösung für die Zahnarztpraxis ist vor allem die Stelle interessant, an der Praxissoftware und Finanzbuchhaltung zusammenkommen. Wie gelangen Belege und – bei bilanzierenden Praxen – Erlöse in die Fibu? Und wie kommen die Zahlungen von Bank und Rechenzentrum anschließend wieder zurück in die offenen Posten?

Wenn ihr diese Fragen vor der Entscheidung gemeinsam mit eurer Steuerkanzlei und dem Softwareanbieter klärt, lässt sich ziemlich gut einschätzen, welche Arbeit die Software tatsächlich übernimmt und welche Aufgaben am Ende noch an der Rezeption oder in der Buchhaltung bleiben.

Wer die Buchhaltung bei der Kanzlei lässt, braucht vor allem eine Praxissoftware, deren Export die Kanzlei problemlos einlesen kann. Ein eigenes Fibu-Modul kann interessant sein, wenn ihr selbst bucht. Bei einer Praxis mit Eigenlabor sollte darauf geachtet werden, dass die Zahlungen nach Steuersatz getrennt übergeben werden können. Bei mehreren Standorten oder einem ZMVZ werden außerdem standortbezogene Auswertungen und eine saubere Zuordnung der Zahlungseingänge wichtiger.

Wenn ihr wissen wollt, wie die einzelnen Programme über die Buchhaltung hinaus aufgestellt sind, findet ihr auf unserer Startseite die Zahnarztsoftware im Vergleich mit Kurzvorstellung und Schnittstellen. Und wer noch nicht weiß, welche Praxissoftware überhaupt zur eigenen Praxisform und Abrechnung passt, beantwortet im Schnell-Check fünf Fragen zu Praxisform, Fachbereich, Abrechnungsarten, digitalen Funktionen und Betrieb der Software und bekommt eine erste Auswahl.